Andy 十大簡報技巧

Andy 10項簡報規則​

今天早上我和年輕同事討論有關簡報且意識到想要將一些指點留給您們。這次我設法想出10項。有許多明顯的事項，其中部份是這幾年下來我學習到的，在此將資訊呈現給大家。我設定的情境是您向以英文為母語的聽眾（美國人、澳洲人、英國人、加拿大人等）簡報，但部份原則適用於各處。

1/ 若有事項引人注意，談論它（甚至作為開玩笑題材）。接著，再順著接續主題：您的簡報

或許您忘了領帶...或許您喉嚨痛...或許您有外國口音...或您明顯地卡住。解釋它，然後繼續下去。別再次談論它。任何異常及無法解釋的事項代表您的聽眾將花時間想到底發生什麼事而不是在聽取您的內容。另外，若在簡報過程中發生異常 - 同樣的 - 簡短地談論它（「Ok：我們都聽到一聲巨響 - 我覺得沒什麼好擔心的」），接著繼續您的工作向其解釋您的資訊。

2/ 朝向後排的聽眾說話，確認是否能聽到您​

接下來是有關使用麥克風，出聲演講不代表要喊叫：只需比平常對話時的聲量再大聲一點，記得微笑地詢問後排的聽眾：「您可以清楚聽得到我嗎？」。您的聽眾是您提供資訊的消費者：他們選擇前來並聆聽，但事實上他們對您本人並不太在意 - 而是您要簡報的內容。在許多情況下，有時麥克風會把問題複雜化而幫倒忙，例如：將頭轉到「非收音區」可能會造成無法聽到。幾個月前在亞利桑那州舉辦的國際微電子組裝與封裝協會 (iMAPS)，有一演講者忘了這點，於是我們只聽到「下張投影片，您將看到...」接著他把頭轉向投影螢幕，我們完全未聽到下段內容。衣領麥克風就應夾在衣領上，如其名。千萬別像我有次把它當成手持麥克風 - 聽眾的耳朵將被震聾且可聽到每次呼吸及嘴唇拍擊的聲音。您無法像您的聽眾聽到自己，請注意是否有人無法清楚地聽到 - 他們的肢體語言將是您的線索。

3/ 請... 勿... 照... 讀... 投影片​

雖已講過，但仍不免重覆再提醒：簡報是提供足夠的數據和記憶呈現（供您自己）讓您的探討具可信度，而不是代替你的口頭闡述。這是演講者以非母語語言簡報時常見但可理解所犯的錯誤，記得要呈現動態良好的對談而不是說話拼字比賽。若在研討會上有人讀了前兩張投影片，您將發現我拿出我的黑莓手機做當下更重要的事（例如：直接自己讀簡報內容）。且會更快更好。

4/ 向10,000個人與向10個人簡報是一樣的​

OK：我沒說實話。它不太一樣 - 我們都知道您會更緊張，但基本原則您是向人作簡報，而不是長頸鹿或橡皮擦。只是比較多人而已。我的第一個游泳老師說「若你可以在7英尺深游泳，你就可以在1,000英尺深游泳」。相反原則也是一樣：若您無法在5個人面前將頭露出水面，那在麥迪遜廣場花園也不會有多好。

5/ 慢下來​

但不是像蝸牛一樣，但不要怕抽空深呼吸和停一下。設定比平常講話速度慢10%，在多元文化的聽眾前，避免使用俚語會比較好。

6/ 水​

簡報過程總是備好水，才方便偶爾補充。最好的喜劇演員知道聽眾可以接受短暫的停頓，另外也是提醒您的聽眾是從一個活生生的人聆聽。

7/ 練習​

練習讓您更好。太多的練習對演講者及聽眾而言反而會太嫻熟、單調和無趣。然而，嫻熟、單調總好過...

8/ 嗯、啊、你知道、像是、東西、嗯。​是的。嗯...不要如此！​

英國廣播公司(BBC)有一舊節目「Dad's Army」其中有一軍人每當說話猶豫時，就會開始說「嗯...」。列兵Godfrey「停頓是人之常情。」好的觀念！您的聽眾會原諒奇怪的小打嗝，但如果您犯了像嗯...的錯，沒有人會想要聽這個。同樣，請不要一直說「你知道」。我們知道。我們真的知道。我們知道您聽起來像個傻子。

9/ 檔案格式​

每個人都知道科技加快我們的生活且減輕了我們的工作量，讓我們可以更簡易地作簡報...對不起：我無法保持鎮定地寫這段 - 我們都知道不同的作業系統和電腦的防毒軟體等，即便最好的簡報也可能會受影響。11年前我作了一個簡報，其中希臘字母「δ」被一個甚至看起不像任何的字母所取代。快！想想！「這東西在這裡看起像星際大戰機器人R2D2車禍後，本來應該是「δ」。聽眾笑了：指出來了：每個人將 R2D2 取代成「δ」，簡報繼續。若是我簡報，我通常會帶自己的筆電和一份以PowerPoint和PDF格式將簡報備份於光碟和隨身碟。這方法到目前為止都沒問題！

10/ 持續分心​

幾年前在一個會議裡，一位演講者被自後面房間的大聲音樂打斷。並不是可以忽略或拿來開玩笑的（見1/）。在此情況下，您需要確保主辦人員查覺這個問題。一些主辦人員明顯對問題混然不覺，且他們也應負責活動中的擴音器的設置。在這情況下，主持人派出組織委員之一將音樂調小：於是演講者開了個因此成了掃興派對的玩笑，接著繼續簡報。

敬祝！Andy