Los 10 mejores consejos de Andy para las presentaciones

Las 10 normas de Andy para presentaciones

Me pasé esta mañana discutiendo sobre presentaciones con un colega más joven, y me di cuenta que tengo algunos consejos que darles a todos ustedes. Esta vez logre pensar en 10. Hay algunas cosas obvias y algunas otras que he aprendido durante los años de presentarle información a diversas audiencias. Me refiero a las situaciones en las que se realizan presentaciones a una reunión de personas que hablan Inglés de manera nativa (americanos, australianos, británicos, muchos canadienses, etc.), pero algunos de los principios se aplicarán a cualquier caso.

1/ Si algo se de destaca: hable sobre ello (incluso haga un chiste). Luego, pase al tema principal: su presentación

Tal vez se le olvidó la corbata ... o tiene un dolor de garganta ... o tiene un acento extranjero ... o está incapacitado de manera visible. Entonces, explíquelo y siga adelante. No lo mencione de nuevo. Cualquier cosa inusual y sin explicar significa que su audiencia gastará tiempo preocupándose por lo que pasó en vez de escucharlo. Además, si algo extraño pasa durante la presentación, de nuevo, hable sobre ello por un segundo («Ok: todos escuchamos una explosión fuerte, no creo que sea algo como para preocuparse».), luego siga con su trabajo de explicar su información.

2/ Hable de manera que cualquier persona en la parte trasera del auditorio pueda oírlo

Hablaré sobre los micrófonos en un minuto, pero hablar de manera audible no significa gritar: solo hable un poco más fuerte que el volumen normal de una conversación, y, por supuesto, PREGÚNTELE a la persona en la parte trasera del auditorio con una sonrisa: "¿Puede oírme bien?". Su audiencia es su cliente para la información que está suministrando: ellos eligen presentarse y escuchar, y la realidad es que a ellos usted no les importa mucho, solo los hechos que está presentado. Los micrófonos pueden complicar las cosas en vez de ayudar, en muchos casos: por ejemplo, mover su cabeza "fuera de la zona" hace que no se le pueda oír. En la presentación iMAPS en Arizona, un par de meses antes, un presentador olvidó esto, así que todo lo que escuchamos fue "En la próxima diapositiva verán que...", luego él giró su cabeza hacia la pantalla de proyección y se nos pasó por completo la siguiente parte. Los micrófonos de solapa se deben utilizar en la solapa, de ahí su nombre. No haga lo que yo hice una vez que lo utilicé como un micrófono de mano, eso ensordecerá a la audiencia y escucharán un sonido cada vez que tome aire y con cada chasquido de los labios. Usted no se puede oír a si mismo de la manera en la que la audiencia lo hace, y tenga en cuenta cuando las personas parezcan tener problemas para escucharlo, su lenguaje corporal se lo señalará.

3/ No... lea... desde... la... diapositiva

Ya se ha dicho antes, pero vale la pena repetirlo: la presentación está allí solo para suministrarle datos suficientes y como una ayuda mnemotécnica (para usted), para hacer que su discusión sea creíble, no para sustituir su exposición verbal. Ese es el error clásico, pero entendible, que cometen los presentadores que no están hablando en su idioma natal, y bueno, es una buena manera de convertir una charla dinámica en una sesión de hablar y deletrear. Si cualquiera en una conferencia solo lee las dos primeras diapositivas, podrá observarme sacar mi Blackberry y distraerme con algo que no se pueda postergar (es decir, simplemente leer la presentación). Además de hacerlo más rápido, para arrancar.

4/ Hacer una presentación para 10.000 personas en lo mismo que hacer una presentación para 10

Estoy diciendo mentiras. No es lo mismo, los dos sabemos que se pondrá más nervioso, pero el principio básico consiste en que está haciendo una presentación para algunas PERSONAS, no para jirafas o borradores de lápices. Solo que para MÁS personas, eso es todo. Mi primer profesor de natación solía decir, "Si puede nadar sobre 2 metros de agua, puede nadar sobre 1000 metros de agua". El principio opuesto es lo mismo: si tiene problemas para mantener su cabeza por encima del agua en frente de 5 personas, no le irá mejor en el Madison Square Garden.

5/ Disminuya la velocidad

No a paso de tortuga, pero no tenga miedo de tomar un respiro y hacer una pausa por un segundo. Prográmese para hablar aproximadamente 10% más lento que lo normal. Además, si puede evitar las expresiones coloquiales en frente de una audiencia multicultural, le irá mucho mejor.

6/ Agua

Tenga siempre un poco de agua a mano durante las presentaciones, para beber un poco ocasionalmente. Los mejores comediantes saben que la audiencia olvidará una pausa momentánea, además, eso le recuerda a su audiencia que están escuchando a un ser humano.

7/ Practique

La práctica hace bien. Demasiada práctica hace que la presentación sea llana, aburrida y poco interesante para el presentador y para la audiencia. Sin embargo, llano y sin aburrido es mejor que ....

8/ Hmmm, eh, usted sabe, como, las cosas que usted hmmm. Si. Eh... !No¡

Existe una gran línea del viejo programa de la BBC "Dad's Army" donde uno de los soldados duda al hablar y comienza a decir, «Ehh...". Private Godfrey tercia diciendo "Errar es humano". Muy buena línea. Su audiencia le perdonará un pequeño traspiés como ese, pero si sigue con los "ehh" y con los "hmm", entonces nadie lo querrá escuchar. Además, no diga "usted sabe" todo el tiempo. Nosotros sabemos. Realmente SABEMOS. Sabemos que usted suena como un idiota.

9/ Formato del archivo

Todo el mundo sabe que la tecnología ha acelerado nuestras vidas y ha aligerado nuestra carga laboral hasta el punto en que hacer presentaciones en fácil e indoloro... Lo siento: No puedo mantener la seriedad mientras escribo esto, todos sabemos que, con los diferentes sistemas operativos, el software antivirus para computadores y todo eso, incluso la mejor presentación puede fallar. Hace 11 años hice una presentación, en la que la letra griega "delta" en la presentación se sustituyó por algo que incluso no parecía una letra del alfabeto. ¡Rápido! ¡Piense! "Esta cosa acá que se ve como si R2D2 hubiera quedado atrapado en una trituradora de automóviles se supone que es una letra "delta"". La audiencia se rio: se entendió: todos sustituyen la letra "delta" por R2D2 y la presentación sigue su curso. Cuando estoy haciendo una presentación, usualmente llevo mi propio portátil y una copia de la presentación en PowerPoint y en formato PDF en un CD-ROM Y en una memoria USB. Hasta ahora me ha funcionado bien.

10/ Distracciones continuas

Hace un par de años en una reunión, un presentador fue interrumpido por música a alto volumen desde la parte posterior del salón. No era algo que se pudiese ignorar o sobre lo cual se pudiera hacer un chiste (consulte el numeral 1/). En esta situación, es necesario que se asegure de que cualquiera que esté presidiendo la sesión se entere de que HAY un problema. Algunas personas que presiden sesiones son muy ajenos a los problemas, y también son responsables de la comodidad de los presentadores durante la sesión. En este caso, quien presidía la sesión designó a una persona del comité de organización para hacer que le bajaran el volumen a la música, es decir, el presentador hizo un chiste sobre ser un aguafiestas y continuó con la presentación.

Saludos, Andy